Чим підтвердити витрати орендодавцю-фізособі?

Об’єктом оподаткування для ФОП-загальника є чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка у грошовій та негрошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю такого ФОП. Це визначено п. 177.2 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). 

Нагадуємо, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1, п. 177.4 ПКУ). 

ФОП зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у т.ч. через електронний кабінет (п. 177.10 ПКУ). 

Облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільгосппродукції ведеться окремо від обліку доходів і витрат від здійснення інших видів господарської діяльності. 

Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами-підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність (далі – Типова форма), та Порядок її ведення (далі – Порядок № 261) затверджені наказом Мінфіну від 13.05.2021 р. № 261. 

Водночас пп. 6 п. 1 розд. II Порядку № 261 встановлено, що документами, які підтверджують витрати, можуть бути, зокрема, платіжна інструкція, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів (робіт, послуг). 

Визначення поняття «первинний документ» наведено в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіном від 24.05.1995 р. № 88, відповідно до яких це документ, створений у письмовій або електронній формі, який містить відомості про господарську операцію. 

Згідно з пп. 14.1.180 ПКУ податковий агент щодо ПДФО – це, зокрема, самозайнята особа, яка зобов’язана нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО, передбачений розд. IV ПКУ, до бюджету від імені та за рахунок фізособи з доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік, подавати податкову звітність контролюючим органам та нести відповідальність за порушення його норм в порядку, передбаченому ст. 18 та розд. IV ПКУ. 

Податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати ПДФО із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 ПКУ (пп. 168.1.1 ПКУ). 

Нарахування, утримання та сплата (перерахування) військового збору до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ (пп. 1.4 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ). 

До відома! Особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, та платники ЄСВ зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Розрахунок) (з розбивкою по місяцях звітного кварталу), до контролюючого органу за основним місцем обліку. Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку – фізособі податковим агентом, платником ЄСВ протягом звітного періоду. Запровадження інших форм звітності із зазначених питань не допускається. Це передбачено пп. «б» п. 176.2 ПКУ. 

Отже, за повідомленням податківців ГУ ДПС в Одеській області, ФОП як податковий агент при оплаті товарів, робіт, послуг (оренди та інше) у готівковій формі іншій фізособі – продавцю (виконавцю робіт, послуг), що не зареєстрована як самозайнята особа, може підтвердити понесені витрати: 

• договорами та актами закупки (виконаних робіт, наданих послуг) складеними на його ім’я та фізособи-продавця (виконавця робіт, послуг);  
• платіжними документами, що підтверджують факт утримання ПДФО (військового збору) та перерахування його до бюджету; 
• відомостями з Розрахунку.