Довгострокове зберігання електронних документів у СОТА

Любі клієнти СОТА, у нашому вебсервісі є можливість збереження первинних документів з кваліфікованими електронними підписами у форматі CAdES-Х Long.

CAdES-X Long — це сучасний стандарт електронного підпису, який використовується для довготривалого зберігання. У ньому застосовується розширений набір атрибутів, що дозволяють перевірити його законність навіть після закінчення терміну його дії, а також у випадку, коли джерело, яке видало підпис більше недоступне. 

Згідно з ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. 

Зберігати е-документи на електронних носіях інформації потрібно не менше від терміну, що встановлений законодавством для відповідних паперових документів. Так, наприклад, документи бухгалтерії, зокрема: рахунки-фактури, накладні та акти, потрібно зберігати не менше 5 років. Угоди, договори, додаткові погодження та додатки до них — варто зберігати від 5 років до постійного їх утримання. Інші документи в середньому мають перебувати в архіві близько 5 років, зокрема, довідки, листи, специфікації.

Зважаючи на те, що максимальний термін дії КЕП — 2 роки, тоді важливо мати змогу перевірити справжність підпису, навіть після закінчення строку його дії.

Саме формат довготривалого зберігання КЕП CAdES-Х Long забезпечує цю можливість. Цей формат гарантує збереження інформації про позначку часу, сертифікати підписувача та надавача, кореневий сертифікат ЦЗО, відповіді серверів OCSP, які підтверджують статуси сертифікатів підписувача та надавача. Також формат надає можливість встановлення дійсності підпису в довгостроковому періоді після закінчення терміну дії кваліфікованого сертифіката. 

Щоб зберегти документи з довготривалим форматом підпису, виконайте декілька простих дій у СОТА. Експортуйте документ з підписами у форматі CAdES-Х Long за допомогою вкладки «Графічне відображення» та через команду головного меню «Інше» — «Експорт» — «Експорт документа з підписами». 

Як бачите, CAdES-Х Long — це дуже просто, а головне — гарантовано тривале життя будь-яких ваших електронних документів. 

Ми у СОТА ретельно дбаємо про вашу комфортну та спокійну роботу з документами.