“Довільне підписання” — новий модуль у СОТА

Під кінець 2020 року нам вдалося реалізувати у вебсервісі СОТА ще один, корисний для бізнесу, модуль — “Довільне підписання”. Окрім зручного та необхідного для багатьох напрямків бізнесу функціоналу, цей модуль має ще й цікаву передісторію.  

На початку цього року до нас звернувся Олександр Пєтушков — виконавчий директор Громадської спілки національного експертно-будівельний альянсу України. Клієнт розповів нам про свою бізнес-потребу та поцікавився чи зможемо ми йому допомогти. І ми, звісно ж, допомогли, але для початку — передісторія. 

 

Ситуація така — є компанія — Громадська спілка національного експертно-будівельний альянсу України. Вона займається експертною оцінкою у будівельній галузі, а однією з її ролей є затвердження експертного звіту. Цей звіт мають підписувати 20 членів експертної комісії, адже тільки після збору всіх підписів, документ стає офіційним та набуває публічності. Але проблема в тому, що всі експерти перебувають у різних містах України, а на підписання одного звіту йдуть тижні, а то й місяці. Щоб зекономити час та зберегти людські ресурси, компанія прагне перевести підписання звіту у цифровий формат. 
Ретельно обміркувавши прохання клієнта, ми зрозуміли, що таку проблему зараз має багато підприємств, а шляхів її вирішення на ринку України поки не має. Тому, наші розробники реалізували новий модуль у СОТА, який допоможе кожній компанії, яка має схожу потребу, оптимізувати час, кошти та людські ресурси, завдяки ЕДО. 

 

Як працює новий модуль?

Новий модуль має назву “Довільне підписання”, а його основна функція — паралельне погодження документа багатьма підписанатами. Особливість полягає в тому, що обмін документами відбувається всередині бази даних вебсервісу СОТА. Так, документ з’являється у всіх підписантів одразу після створення. Потім на e-mail кожному контрагенту приходить лист-сповіщення про появу нового документа на погодження.

Ще на початковому етапі створення документа користувач може вказати його номер та назву, усіх підписантів із довідника та завантажити декілька файлів одразу. Також для нового модуля ми додали новий довідник, що містить дані підписантів (ПІБ, ІПН, ЄДРПОУ, номер телефону, e-mail).
У реєстрі відображаються документи зі статусами та прогресом процесу підписання (Підписів 4/10). Контрагент(підписант) під час входу через електронний підпис бачитиме у документі персональну кнопку «Підписати». У відкритому документі вказано перелік підписантів з відмітками про наявність чи відсутність підписів.

Документ має 3 статуси:
- Створений — без підписів,
- На підписанні — містить підписи, але не всі,
- Погоджений — є всі підписи.
Контрагент погоджує документ за допомогою свого КЕП, а процес підписання відбувається паралельно. Після накладення підпису, автору автоматично приходить сповіщення на e-mail про виконану операцію та загальним статусом документа. Коли всі підписи зібрано, робота з документом вважається завершеною. Далі, за бажанням, його можна роздрукувати з усіма підписами або зберегти графічне відображення (з підписами та без).

Відгук клієнта
“Обираючи сервіс для електронного документообігу, ми зважали на надійність виконавця та його досвід, тому й обрали СОТА. Саме завдяки впровадженню ЕДО, нашій компанії вдалося прискорити всі бізнес-процеси, а питання підробки підписів взагалі зникло. Тому якістю вебсервісу я цілком задоволений”. — розповів виконавчий директор Громадської спілки національного експертно-будівельний альянсу України Олександр Пєтушков. 

Висновок
Клієнтоорієнтованість вебсервісу СОТА дозволяє створювати нові можливості як індивідуально для кожного клієнта, так і для вирішення потреб багатьох компаній одразу. Так, закривши потребу одного клієнта, ми створили універсальний модуль — “Довільне підписання, що підходить багатьом напрямкам бізнесу в Україні. Тож, якщо у вас також є проблема з одночасним підписанням багатьма контрагентами одного документа — у СОТА є рішення. 

 

За детальною інформацією щодо підключення нового модуля звертайтесь за телефоном: (044) 206 72 15.