ФОП та строки зберігання первинних документів

Нагадаємо, що п. 44.3 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) встановлено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше: 

• 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст.ст. 39 і 39-2 ПКУ; 
• 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються, зокрема, фізичними особами – підприємцями, у тому числі такими, що обрали спрощену систему оподаткування, щодо виплачених нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ПКУ, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання; 
• 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ; 
• 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи. 

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії). 

У разі ліквідації платника податків, зокрема, документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву. 

Передбачені п. 44.3 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ, а також вимогами розділу XX ПКУ. 

Про це нагадали податківці ГУ ДПС у Дніпропетровській області.  

Також зазначимо, що наказом Мін’юсту від 04.01.2024 р. № 40/5 (далі – Наказ № 40/5) були внесені зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.  

Згідно з оновленим Переліком строк зберігання для документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для ФОП встановлюється відповідно до ПКУ та становить 3 роки (абз. третій п. 1.4 Переліку).   

Отже, строк зберігання первинних документів для ФОП – 3 роки, але в окремих випадках цей строк становить 5 років (наприклад, коли ФОП виплачують нерезиденту доходи (прибутки) із джерелом їх походження з України), або продовжується на період зупинення відліку строку давності у випадках, визначених законодавством. 

Відповідальність за незберігання 

За незберігання первинних документів, на підставі яких здійснювався облік доходів, та первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг, застосовуються штрафи відповідно до п. 121.1 ПКУ, зокрема, незабезпечення платником податків зберігання первинних документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень. 

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень. 

Водночас, відповідно до пп. 69.28. п. 69 підрозд. 10 розд. ПКУ установлено, що до платників податків, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на ТОТ і не можуть пред’явити первинні документи, застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.  

Зокрема, передбачено, що у разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків/податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості - із зазначенням реквізитів).