Програмні РРО: відповіді на питання, що турбують бізнес
17 жовтня 2020 року минув рік з дня підписання Президентом України Законів про програмні РРО для бізнесу. Вже 1 серпня цього року в Україні запрацювали програмні РРО. За інформацією Мінцифри, тоді лише за перший тиждень реалізації нової системи програмними РРО скористалися понад 140 суб’єктів господарювання. Зараз статистика ДПС свідчить про загальне зростання використання РРО на 5% за рік.
Попри те, що програмні РРО вже активно увійшли в життя підприємців, довкола них ще лишається багато запитань. Так, користувачів цікавить, як ПРРО повпливає на їхній бізнес, кому обов’язково їх потрібно використовувати вже сьогодні, як зареєструвати ПРРО та інші. У цьому матеріалі ми максимально повно розкриємо тему програмних РРО та дамо відповіді на часті запитання користувачів.
Програмні РРО та зміни для бізнесу
В Україні ще з минулого року розпочалася робота над законодавством, що визначає, які напрямки бізнесу повинні обов’язково використовувати касові апарати та уточнює дати нововведень. Так, РРО для ФОП 2-4 груп стане обов'язковим з 1 січня 2021 року, а тому ще є час підготуватися.
Однак, нововведення не стосується підприємців, які працюють з безготівковими платежами (наприклад, якщо ви фрілансер-ФОП та отримуєте банківські перекази на свій рахунок підприємця).
Що ж змінилося від 1 серпня? Почали працювати програмні РРО — аналоги традиційних касових апаратів, що працюють з чеками, але у вигляді програми або вебрішення для комп'ютера, смартфона чи планшета. Поява ПРРО не скасовує старі касові апарати, які зараз використовує бізнес. Просто тепер бізнес може обирати, який РРО використовувати — програмний РРО чи традиційний.
Хто повинен використовувати РРО?
Незалежно від розміру доходу, з 1 серпня 2020 року РРО застосовують ФОП, які:
- продають технічно складну побутову техніку, що підлягає гарантійному ремонту: холодильники, телевізори, кондиціонери та інше;
- займаються реалізацією ліків та медичних виробів;
- продають підакцизні товари.
ФОП, які займаються ритейлом, з 1 серпня могли почати тестувати РРО, а обов'язковими для всіх підприємців цієї сфери вони стануть з 1 січня 2021 року.
Також з 1 серпня збільшились штрафи за порушення під час використання РРО. Це означає, якщо ви належите до групи ФОП, що вже мають використовувати РРО, але порушуєте правила, то вас можуть оштрафувати — 10% вартості товару за перше порушення і 50% вартості товару за повторне.
Як працюють РРО в Україні?
Зараз є два варіанти РРО — звичайні і програмні. Давайте з’ясуємо, в чому основна різниця між цими двома видами, зокрема розглянемо їхню вартість. Кнопкові касові апарати — середня вартість 6 тис. грн, сервісне обслуговування щомісяця — 256 грн, разові виплати під час опломбування та введення в експлуатацію — 1500 грн.
Фіскальні реєстратори, що інтегруються з системами автоматизації (зовні схожі на принтери) — в середньому коштують — 10 тис. грн, сервісне обслуговування щомісяця — 256 грн, разові виплати під час опломбування та введення в експлуатацію — 1500 грн. Для роботи, їх необхідно під’єднувати до систем автоматизації (софт для обліку з функціями аналітики, бухгалтерії, маркетингу і т.д.).
Відповідно до нововведень, що діють з 1 серпня, введено поняття програмного або хмарного РРО, що дозволяє підприємцям працювати без «залізних» фіскальних реєстраторів. Також, за бажанням, можна використовувати електронні чеки замість паперових, які можливо надсилати покупцям на електронну адресу або у вигляді QR-коду.
Так, до класичних касових апаратів тепер додано програмні варіанти, а бізнес може використовувати у якості РРО будь-який девайс: смартфон, планшет, ноутбук чи ПК. Ціна за програмні РРО нижча, реєстравути такі касові апарати значно простіше, працювати з ПРРО легше, а сервісного обслуговування вони не потребують взагалі.
Електронний чек VS паперовий
Окрім програмного РРО, також введено поняття “е-чек”. Це означає, що замість та/або разом з паперовим чеком, можна видавати електронний чек, який покупець може отримати СМС-повідомленням на свій мобільний чи на е-mail, а також у вигляді QR-коду, який потрібно просто відсканувати своїм смартфоном.
Зокрема, у нашому хмарному РРО “СОТА Каса” це працює так:
1) підприємець відкриває браузер на своєму девайсі та авторизується у “СОТА Каса”;
2) в електронному кабінеті, безпосередньо у ПРРО “СОТА Каса”, він реєструє свою касу;
3) вводить в ПРРО номенклатуру товарів або імпортує їх всього за кілька хвилин;
4) коли покупець обрав товар, підприємець сканує QR-код або штрих-код товару;
5) потім реєструє його у ДПС, натиснувши одну клавішу;
6) далі сервер ДПС привласнює чеку фіскальний номер і відправляє його назад підприємцю;
7) ПРРО відображає чек, який покупець може отримати у паперовому вигляді або на свою електронну скриньку.
Детальну відеоінструкцію про особливості роботи з програмним РРО “СОТА Каса”, ви можете переглянути на нашому YouTube-каналі.
Як формується Z-звіт під час роботи з ПРРО?
Відповідно до Закону України “Про застосування розрахункових реєстраторів у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” від 20.09.2019 вводиться поняття “фіскальний чек”.
Фіскальний чек — це документ визначеної форми, створений у паперовій та/або електронній формі програмним реєстратором розрахункових операцій, що містить дані денного звіту, при створенні якого інформація про об’єм виконаних розрахункових операцій вноситься віповідно с фіскальним сервером ДПС.
Фіскальний звітний чек, він же z-звіт, створюється програмним РРО щодня. Він може бути електронним або паперовим, але в будь-якому випадку повинен бути зареєстрованим на фіскальному сервері ДПС.
Зараз власники класичних касових апаратів створюють такі звіти вручну. Однак, у прогамних РРО, зокрема у “СОТА Каса”, формування та відправка z-звіту відбувається абсолютно автоматично, що значно спрощує життя бізнесу.
Штрафи за незастосування РРО та невидачу чеку
Передбачено, що з 1 січня 2021 року розмір штрафу становитиме 100% від вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг), якщо порушення відбулося вперше, та 150% за наступне.
Водночас, відповідно до Закону «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР, жодних додаткових штрафів не встановлюється.
У випадку, якщо підприємець не видав чек покупцеві, накладається штраф за невидачу чека розміром не менше 850 грн — перший раз, а наступні рази — не менше 1700 грн.
І наостанок… причини, чому програмний РРО — зручне рішення для бізнесу:
- Швидка та зручна онлайн-реєстрація та онлайн-передача (отримання) даних.
- Автоматичне формування та відправка Z-звіту до ДПС.
- Програмний РРО — це зручна та економічно вигідна альтернатива класичним касовим апаратам.
- Можливість працювати офлайн до 36 годин за один раз і не більше 168 годин протягом календарного місяця, а потім відправити звіт в ДПС.
- Кожен підприємець сам обирає девайс, який виконуватиме функцію ПРРО: смартфон, планшет, ПК чи ноутбук.
- З’являється можливість працювати там, де вам зручно, якщо ваш бізнес не прив’язаний до конкретного місця.
Отже, обов'язкове використання РРО не є складним, завдяки можливості обирати між звичайним і програмним РРО. Кожен підприємець може користуватися тим РРО, який є для нього зручним та економічно і функціонально вигідним. А якщо ви ще обираєте ПРРО, радимо спробувати “СОТА Каса” — хмарний РРО, для роботи з яким вам потрібен тільки Інтернет та КЕП. Детальніше читайте на нашому сайті або дивіться відео від експертів каналу ЕДО talks.