Щорічна відпустка за графіком під час ВС

Роз'яснення з питання щодо надання щорічної відпустки за графіком працівнику, який знаходиться за кордоном та працює дистанційно, надали в ГУ Держпраці Дніпропетровської області.  

Отже, чи необхідно надавати щорічну відпустку за графіком, якщо працівник перебуває за кордоном і працює дистанційно?

Так! Потрібно.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (п. 2 ст. 7 Закону № 2136, в редакції Закону № 2352-IX).

Погоджений спосіб обміну документами необхідно зазначати в нормативних документах роботодавця.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки за графіком не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну. Ці вимоги визначені ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України. 

Отримавши від працівника заяву на відпустку, роботодавець повинен оформити наказом надання відпустки на підставі такої заяви.

Пересилати попередження, заяви, наказів (розпоряджень) та інші документи з питань трудових відносин роботодавець та працівник будуть у погоджений ними спосіб обміну документами. 

В час, коли більшість роботодавців для безпеки своїх працівників надають можливість працювати їм віддалено, в т. ч. і за кордоном, дотримання вимог трудового законодавства ніхто не відміняв. Це ж стосується і щорічної відпустки.

Розробник вебсервісу СОТА пропонує своїм користувачам простий і зручний механізм обміну кадровими документами.

Що пропонує СОТА?

У Сота можна створювати кадровий документ, підписувати його, відправляти посилання для узгодження та візування. Цей функціонал надасть і роботодавцю, і працівнику впевненість, що ці документи будуть отримані, ніхто їх не поцупить, і вони не опиняться в чужих руках.

До речі, СОТА це вебінтерфейс, до якого Ви можете зайти у будь-який час, Вам нічого не потрібно встановлювати, завантажувати. Єдина умова - наявність інтернету.

Зрозуміла річ, що для узгодження та візування кадрових документів особа повинна мати електронний підпис (КЕП) і це, як правило, стосується директорів, головбухів, бухгалтерів, відповідальних співробітників.

Щодо заяви на відпустку, яку надає працівник до відділу кадрів з-за кордону, це може бути фотокопія заяви, написана власноручно, з підписом заявника. Така заява може бути надана на електронну пошту відповідальному працівнику або через будь-який месенджер, дозволений для використання на підприємстві.

У свою чергу, роботодавець повинен видати наказ про відпустку працівника для погодження.

У СОТА це можна зробити так:

В Реєстрі первинних документів необхідно додати документ (у нашому випадку - наказ на відпустку), завантаживши його за допомогою Універсального документа для подальшого відправлення працівникові (рис. 1 та рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

Далі завантажений документ необхідно надіслати особі, яка має ознайомитись та підписати цей документ (рис. 3).

Рис.3

У даному випадку підписати документ можуть ті особи, які мають КЕП (директор, головний бухгалтер, бухгалтер, відповідальний працівник).

Налаштувати підпис для працівника можна в картці підприємства (рис. 4).

Рис. 4

Додаємо працівника до переліку підписантів (рис. 5, рис. 6).

Рис. 5

Із наведеного переліку оберіть Тип підпису та поставте позначку “V” для відправлення посилання.

Рис. 6

Потім необхідно відправити посилання для підписання документа працівнику (рис. 7, рис. 8).

Рис. 7

Рис. 8

Посилання матиме такий вигляд (рис. 9):

Рис. 9

Після отримання даного посилання працівник підписує документ власним КЕП та відправляє кадровому працівнику.

Звертаємо увагу! Отримати посилання може будь-який співробітник, а підписати можуть тільки ті, хто має відповідні ключи.

Якщо працівник не має КЕП, у такому разі обмін кадровими документами (заява про відпустку, наказ про надання відпустки згідно із заявою) може бути здійснений через корпоративну електронну пошту або будь-який месенджер, який використовується підприємством.