Як Carlsberg Україна організувала процес ЕДО за допомогою сервісів Linkos Group
Компанія PJSC Carlsberg Ukraine є однією з перших, яка запровадила електронний документообіг з використанням рішень Linkos Group. Своїм досвідом переходу на ЕДО поділилася співробітниця компанії, фахівець із підтримки ERP сервісів - Олеся Тимцясь.
Запит
“З моменту переходу Carlsberg Україна на електронний документообіг у 2013 році компанія активно використовувала M.E.Doc для обміну податковими документами. Проте, коли під час пандемії COVID-19 співробітники перейшли на віддалену роботу, виникла потреба у більш гнучкому рішенні для управління документами онлайн. Виникла потреба у вебсервісі, який дозволяв би працювати віддалено з будь-якого пристрою,” — поділилася досвідом пошуку нового рішення Олеся Тимцясь.
Рішення
Розробником Linkos Group було запропоновано Carlsberg Ukraine перехід на вебсервіс СОТА, який забезпечує повну мобільність і можливість працювати з документами будь-де. СОТА пропонує інтеграцію з M.E.Doc і саме це дозволило компанії обробляти первинні електронні документи в СОТА і синхронізувати їх із M.E.Doc для забезпечення своїх бізнес-процесів. Це рішення стало найкращим для віддаленої роботи та автоматизації бізнес-процесів.
Доопрацювання для Carlsberg Ukraine
Для більш широкого задоволення потреб Carlsberg Ukraine, Linkos Group здійснила ряд додаткових функціональних опрацювань у вебсервісі СОТА, зокрема:
- Можливість відбору документів на підпис через авторизацію особистим ключем.
- Приховування повідомлень у системі.
- Додавання номера документа у листи сповіщення.
- Додавання приміток до посилань документів.
- Збільшення обсягу вкладень у СОТА з 2 Мб до 10 Мб.
Ці доопрацювання дозволили зробити роботу з електронними документами ще зручнішою і ефективнішою.
Результати
Завдяки інтеграції рішень M.E.Doc і СОТА, Carlsberg Ukraine отримала такі переваги:
- Масове підписання документів: компанія може підписувати та відправляти велику кількість документів контрагентам за одну операцію підписання.
- Можливість відбору документів для підпису без необхідності перевірки реєстру.
- Підписання документів за посиланням навіть без авторизації контрагентів.
- Використання готових шаблонів документів та розробка власних.
- Підписання документів із різних пристроїв.
- Контроль кількості доступних документів для відправлення , ліцензії в СОТА прив’язані до кількості відправок документів на платформу ПТАХ, а не до кількості створених документів.
Carlsberg Ukraine успішно впровадила електронний документообіг завдяки сервісам від Linkos Group, що дозволило підприємству значно підвищити ефективність і гнучкість процесів, особливо в умовах віддаленої роботи. Інноваційні рішення СОТА та M.E.Doc продемонстрували свою надійність, зручність і адаптивність, дозволяючи компанії успішно адаптуватися до нових викликів та вдосконалити бізнес-процеси.