Як ФОП видати готівку на відрядження або під звіт працівникам?

Фізичним особам – підприємцям при здійсненні видачі готівки на відрядження або під звіт рекомендовано оформляти первинні документи, дотримуючись вимог ч. другої ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а саме первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: 

• назву документа (форми); 

• дату складання; 

• назву підприємства, від імені якого складено документ; 

• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; 

• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Нацбанком) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; 

• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 

Відповідно до п. 26 розд. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Нацбанку від 29.12.2017 року № 148 (далі – Положення № 148) видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. 

Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки. 

Водночас, абзацом четвертим п. 39 розд. IV Положення № 148 передбачено, що ФОП касової книги не ведуть. 

Згідно з п. 11 розд. ІІ Положення № 148, оприбуткування та облік ФОП отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному Податковим кодексом України (далі - ПКУ). 

ФОП на загальній системі зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді. Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат ФОП на загальній системі оподаткування та Порядок її ведення затверджено наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261. 

ФОП – платники єдиного податку 1 і 2 груп та платники єдиного податку 3 групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. 

ФОП – платниками єдиного податку 3 групи, які є платниками ПДВ, здійснюють облік доходів і витрат за Типовою формою, що затверджена наказом Мінфіну від 30.11.2022 № 405. 

Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) встановлено нормами п. 170.9 ПКУ та пп. 19, 20 розд. ІІ Положення № 148. 

Звіт складається та подається за формою, затвердженою наказом Мінфіна від 28.09.2015 № 841. 

Звіт подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі, разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат. 

Про це повідомлено на Інформаційно-довідковому ресурсі «ЗІР», категорія 109.14.