Як підготуватися до впровадження Е-ТТН: відповіді на питання, які турбують бізнес

Що таке е-ТТН

ТТН — єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їхнього переміщення. Процес цифровізації вже запущено на державному рівні: наступні два роки Міністерство розвитку громад, територій та інфраструктури реалізовуватиме експериментальний проєкт із впровадження електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) у сфері внутрішніх вантажних перевезень. 

Як бізнесу підготуватися до впровадження е-ТТН, зручно та ефективно працювати з електронними накладними, та які цифрові рішення вже зараз допоможуть здолати нові виклики — розповіли на конференції Форсайт 2.4 від українського ІТ-холдингу Linkos Group. Спікерами із заданої теми стали Product Owner СОТА Анатолій Мартинюк, комерційний директор Linkos Grouр Дмитро Борисов, керівник проєктів у сфері цифровізації  ГО “Інститут аналітики та адвокації” Олена Савічева та СЕО компанії “Портфель” Степан Дайка.

“Давним-давно у світі відбулася революція: електронний документообіг знищив паперового монстра, який генерував купу паперу. Його потрібно було передавати між контрагентами, висиджувати у чергах і віддавати у податкову.  Компанія Linkos Group доклала максимум зусиль, щоб здолати цього монстра. Залишився лише невеликий шматочок, саме у логістиці. Тому що є такий документ, як товарно-транспортна накладна, яка використовується у паперовому вигляді. Адже вона має бути у відправника вантажу, водія та отримувача. 

Люди витрачають купу часу, щоб заповнити, погодити, відправити, зберігати накладну. У Європі вирубують 166 тисяч дерев, щоб виготовити товарно-транспортні накладні, а в Україні витрачають на них понад 750 млн гривень. Також при відсутності даного документу можна отримати штраф від 17 до 51 тис. гривень. Однак із 2019 року ситуація почала змінюватися, і Україна стала на шлях проєкту з впровадження е-ТТН”, — розповів Дмитро Борисов. 

“Linkos Group з його платформою ПТАХ є оператором, який на етапі створення Системи е-ТТН був долучений до тестування функціоналу з приєднання до Системи е-ТТН. За останні роки це один із найсильніших проєктів по диджиталізації, який стосується всього бізнесу. Проєкт е-ТТН — це створення національної системи по обміну документами в електронному форматі, які потрібні для перевезень. У найближчому майбутньому всі мають використовувати цю систему незалежно від розміру бізнесу, виду діяльності і т.д.”,  — зауважив Анатолій Мартинюк.

Як працює проєкт е-ТТН і які є готові рішення для роботи з електронними ТТН

Архітектура цього проєкту полягає в тому, що весь бізнес взаємодіє з рішеннями операторів, які беруть участь у реалізації проєкту. А операторські рішення, безпосередньо, взаємодіють із системою,  власником якої є держава.

Беручи до уваги контекст цього проєкту, не можна було розробити лише один продукт, який би задовольняв потреби учасників перевезень, тому рішення від Linkos Group є комплексним і складається із трьох окремих, але пов’язаних, програмних продуктів: вебсервіс СОТА е-ТТН, рішення для водіїв СОТА DRIVER та інтеграційне рішення СОТА АРІ Е-ТТН. Правила передбачають допустиму гнучкість структури документа, однак є вимога обов'язкового заповнення ключових полів. Розглянемо детальніше кожен із продуктів.

• СОТА АРІ Е-ТТН — відкритий REST API для інтеграції всіх можливостей та функціоналу для роботи з е-ТТН до вашої облікової системи.
• Вебсервіс СОТА Е-ТТН має функціонал для вантажовідправника, перевізника й одержувача по створенню всіх документів. Перевагами є зрозуміле створення та заповнення е-ТТН, авторизація за допомогою телефону або власного КЕП, зручний реєстр електронних документів, швидкий пошук та фільтрація.
• Мобільний застосунок СОТА DRIVER — рішення для водіїв, що забезпечить зручний перегляд документів, які необхідно підписати, створити е-ТТН, а на основі них — акти.

Чому працювати з е-ТТН — це вигідно
 

Панельна дискусія: Дмитро Борисов (Комерційний директор Linkos Group), Олена Савічева  (Керівник проєктів у сфері цифровізації  ГО "Інститут аналітики та адвокації"), Степан Дайка (СЕО компанії “Портфель”), Анатолій Мартинюк (Product Owner СОТА)

Під час панельної дискусії спікери обговорили які переваги несе бізнесу впровадження е-ТТН в Україні.

“Найголовніша перевага е-ТТН — можливість позбутися купи паперу, який потрібно накопичувати і зберігати тривалий час. На другому місці серед переваг — швидкість. Ми всі розуміємо, що підписати електронний документ — це справа кількох хвилин. Прибираючи папір, ми йдемо в майбутнє, адже Україна — цифрова держава”, — прокоментувала переваги проєкту е-ТТН Олена Савічева.

 

“Основна перевага впровадження е-ТТН для мене пов'язана із прозорістю бізнес-процесів, зрозумілістю того, де знаходяться документи, і хто відповідальний у поточному часі. Прозорість — це передбачуваність, а передбачуваність, своєю чергою, — це управління і додаткові доходи”, — поділився своєю думкою Степан Дайка. 

“Вигоди від впровадження е-ТТН є ідентичними до впровадження взагалі обміну документами в електронному вигляді. Всі наші клієнти ЕДО вже користуються цими перевагами”, — прокоментував Анатолій Мартинюк.
 

Ризики впровадження е-ТТН в Україні

Реалізація переходу на е-ТТН планувалась ще у 2022 році, однак проєкт триває і наразі поки не є обов'язковим перехід на електронні товарно-транспортні накладні. Тим часом бізнес, який починає використовувати е-ТТН уже зараз, отримає багато бонусів і переваг.

“Ми взаємодіємо з державою і,  відповідно, зворотній зв'язок передаємо клієнтам, — розказав Анатолій Мартинюк. — Бізнесу вже треба переходити на використання цієї системи, починати з найбільш прогресивних своїх партнерів, щоб потім, коли використання е-ТТН стане обов'язковим в Україні, для них це не було проблемою”.

“Ключові вигоди при переході на е-ТТН — це впорядкованість і прозорість. Коли бізнес переходить на е-ТТН з'являються додаткові маркери контролю: контроль в документах, контроль в проходженні цих документів. Наявність точок контролю — це відсутність помилок, відповідно менше штрафів”, — Степан Дайка аргументував, чому вже зараз варто переходити на е-ТТН і використовувати переваги цифровізації.

“Не бачу жодних ризиків для впровадження бізнесом е-ТТН. Потрібно це зробити саме зараз, тому що до впровадження е-ТТН на постійній основі, ви зможете спробувати, навчитися, побачити переваги особисто. Вже сьогодні учасники вантажних перевезень, оператори і держава можуть прокомунікувати між собою та завдяки цьому спілкуванню розробити оптимальний інструмент взаємодії. Це саме той період, коли за допомогою зворотного зв'язку, є можливість покращити і зробити зручний інструмент, в тому числі за рахунок модернізації електронної системи.  Приєднуйтеся, це буде плюс для всіх!” — прокоментувала ризики та майбутнє проєкту е-ТТН Олена Савічева.

Юридична значимість е-ТТН

При оформленні товарно-транспортної накладної бізнес використовує основний документ — Правила перевезення вантажів в Україні. Ці правила вже дають можливість використовувати і паперову, і електронну товарно-транспортну накладну. Правила передбачають допустиму гнучкість структури документа, однак є вимога обов'язкового заповнення ключових полів. 

“Електронна товарно-транспортна накладна розроблена згідно з паперовим аналогом. Проте варто розуміти, що є обов'язкові та опційні поля. Структура е-ТТН схожа на паперову, але доповнена та оптимізована. Тому юридично вона може використовуватися і має таку ж силу, як паперова”, — пояснила Олена Савічева.

Важливо обрати якісного і перевіреного оператора. Оператори ЕДО зможуть працювати з Системою е-ТТН тільки, якщо вони відповідають технічним вимогам.

“Держава у вигляді власника системи, Мінінфраструктури висуває технічні вимоги. Далі технічний адміністратор тестує операторів на відповідність цим вимогам — і тільки тоді оператори мають право працювати із Системою Е-ТТН, а їхні користувачі, своєю чергою, зможуть отримати якісні послуги”, — додала Олена. 

Специфічні кейси і типові помилки у роботі з е-ТТН, які припускають вже зараз

“Специфічні кейси, які виникають під час експериментального проєкту із впровадження електронної товарно-транспортної накладної, потребують технічного і юридичного врегулювання. Протягом двох років тривалості експерименту буде можливість знайти оптимальні рішення для всіх сторін. Загалом не варто боятися помилок, адже Система е-ТТН дає можливість їх виправити. У нас є коригуючий акт, створений саме для того, щоб коригувати помилки. Аби проаналізувати детально, які саме помилки трапляються найчастіше, і виходити до користувачів із роз'ясненнями і допомогою, потрібно, щоб більше бізнесів приєднувалися до проєкту е-ТТН вже зараз, на етапі експерименту. 

Ще з 2017 року у Європі користуються CMR-накладною — міжнародний документ, який відіграє особливу роль в питаннях організації автомобільних перевезень, і є своєрідним аналогом е-ТТН. Якщо вантажівка перетинає кордон з СМR, то в залежності від пункту призначення буде відбуватися оформлення документів. Наприклад, якщо був оформлений документ із Варшави у Київ, то  вантажівка до пункту призначення їде зі своїми документами, переоформлювати документи не потрібно. Однак, якщо вантажівка відправляється, до прикладу, із Варшави до Львова, а зі Львова в Одесу, то при переїзді зі Львова в Одесу потрібно буде оформити або е-ТТН або паперову ТТН”, — додала Олена Савічева.

“Системи Linkos Group забезпечують максимальне автозаповнення даних із довідників, а також пропонують підказки та вказівки стосовно того, які поля є обов'язковими для заповнення. Це зручно, адже мінімізує поширені помилки при заповненні ТТН через людський фактор”, — підсумував Анатолій Мартинюк. 

Робота з е-ТТН в офлайн-режимі: як це працюватиме?

У сучасних реаліях українці мають проблеми зі зв’язком та електроенергією, тому робота вебсервісів у режимі офлайн — питання, яке цікавить багатьох. Чи буде реалізоване це рішення найближчим часом — відповіли учасники панельної дискусії.

“Варто зрозуміти, що на даний момент держава не зобов'язує учасників вантажних перевезень переходити виключно на е-ТТН. Залишається період, коли це можна робити і в паперовому вигляді, і в електронному. Система е-ТТН відрізняється від інших тим, що в самій системі зберігаються мета-дані з е-ТТН і посилання на електронний документ, який знаходиться у операторів. Зараз ми не можемо перекласти досвід інших сфер (наприклад, податкової) на Систему е-ТТН. Станом на сьогодні були проведені дискусії із операторами, на яких обговорювалося дане питання і напрацьовувалися варіанти. Ці рішення потребують і юридичних, і технічних змін, тому саме в період експерименту буде змога напрацювати і реалізувати ці зміни, щоб після впровадження е-ТТН для обов'язкового використання всім учасникам було максимально зручно працювати із системою. На додаток, віримо, що настане день, коли світло припинить зникати”, — прокоментувала ситуацію з офлайн-режимом Олена Савічева. 

“У мене була ідея, що можна запозичити досвід ПРРО, Apple Pay та Google Pay. Однак є питання синхронізації — і це наріжний камінь впровадження офлайн-режиму. Достатньо складна математична задача, яку нам ще потрібно вирішити, але ми вже на шляху”, — додав Степан Дайка. 

Яке майбутнє чекає на Систему е-ТТН?

Нагадаємо, на сьогоднішній день в Україні реалізується експериментальний проєкт із впровадження електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН) у сфері внутрішніх вантажних перевезень. Відповідну постанову № 629 було схвалено під час засідання Уряду 30 травня 2024 року.Тим не менш експерти у цій сфері не припиняють працювати і зазирають ще далі у майбутнє: обговорюють перспективи розвитку е-ТТН, новий функціонал та можливості. 

До прикладу, Олена Савічева обговорила питання створення мультимодальної ТТН: “Проєкт передбачає дуже багато цікавих моментів, стабільний розвиток. В Україні є мультимодальні перевезення, різні види транспорту, і нам нічого не заважає наступним етапом після впровадження е-ТТН зробити мультимодальну ТТН. Вона буде об'єднувати декілька або всі види перевезень. Ми плануємо запускати спеціальні форми, а також тестування рішення, коли інспектори можуть перевіряти е-ТТН, оформлену на транспортний засіб, шляхом прямого доступу до Системи Е-ТТН. Мріємо, щоб до нас прийшли інші країни і сказали, що хочуть таку ж систему. Також хотілось би зазначити, що Система е-TTН впроваджується Міністерством розвитку громад, територій та інфраструктури України у співпраці з Міністерством цифрової трансформації України завдяки проєкту “Підтримка цифрової трансформації” за підтримки USAID і UK Dev. Партнер у реалізації проєкту - ГО “Інститут аналітики та адвокації””.

“Перспектива чудова. Відхід від паперових документів — правильне рішення. Ми вже пройшли довгий шлях: була звітність, податкові накладні, електронні документи, а зараз у нас є е-ТТН. Думаю, наступним буде рішення, коли з'явиться єдиний центр процесів і всі документи автоматично фіксуватимуться у базі”, — спрогнозував Степан Дайка. 

Отже, впровадження е-ТТН в Україні продовжується, і зараз саме час почати переходити на е-ТТН у своїх бізнес-процесах, адаптуючи їх до майбутніх вимог законодавства. Численні переваги ЕДО є беззаперечним стимулом відмовлятись від паперових документів на користь електронних. Із е-ТТН екологія буде у більшій безпеці, бізнес-процеси стануть прозорішими, а юридична значимість залишиться стабільною. За ЕДО майбутнє, тому на нас чекають масштабні перспективи розвитку Системи е-ТТН. 

Компанія Linkos Group понад 20 років розробляє IT-продукти у сфері електронного документообігу з державою, серед яких з’явилися і готові рішення по роботі з електронними ТТН. Звертайтеся до фахівців компанії Linkos Group та автоматизуйте роботу з е-ТТН: команда впровадження допомагає на всіх етапах роботи з е-ТТН, є можливість відстежувати новини про розвиток проєкту на ресурсах компанії, переглядати текстові та відеоінструкції від навчального департаменту, а лінія консультації налічує майже 100 сертифікованих спеціалістів. На додачу, наразі користування сервісами е-ТТН від Linkos Group є абсолютно безоплатним.