Зберігання документів ФОП та нотаріусами після закриття

Строки зберігання документів, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, визначені у п. 44.3 Податкового кодексу України (далі – ПКУ):  

• 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю з трансферного ціноутворення (ТЦУ) та контрольованими іноземними компаніями (КІК); 
• 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання; 
• 1095 днів – для інших документів; 
• 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи. 

У разі ліквідації платника податків документи за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю ТЦУ та КІК), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву. 

Якщо документи, пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення – рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження. 

Отже, у випадку процедури припинення діяльності ФОП або фізичної особи, яка здійснює незалежну професійну діяльність, документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1825 днів з дня подання податкової звітності (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю ТЦУ та КІК). 

Якщо документи втрачено 

Як передбачено вимогами п. 44.5 ПКУ, у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку. 

Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу. 

Додаткові вимоги для нотаріусів 

Слід зазначити, що нотаріус, крім збереження документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, зобов’язаний відповідно до абзацу сьомого ст. 5 Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 р. № 3425-XII дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення. 

При цьому особа, нотаріальна діяльність якої припинена, зобов’язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до відповідного державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. У разі якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений рішенням відповідного територіального органу Міністерства юстиції України, але лише один раз і не більше ніж на місяць. 

Про це повідомили податківці на Інформаційно-довідковому ресурсі “ЗІР”, категорія 129.01.