Керування документами

Під час опрацювання первинні документи проходять певний шлях, наприклад: створення – підписання – узгодження з контрагентом – відправка у контролюючі органи. Шлях обробки документа визначається користувачем та/або порядком, встановленим контролюючими органами. Перехід до кожного кроку опрацювання документа супроводжується переведенням документа у певний статус. Набір операцій, що може бути виконаний з документом (доступність кнопок) залежить від його статусу та етапу опрацювання. Просування документа по етапам опрацювання виконуються за допомогою кнопок бокової панелі у вікні відкритого документа (Рис. 108) або з Реєстру первинних документів, за допомогою кнопки панелі інструментів Наступні дії.

Для документів можливі операції:

Перевірити – після заповнення документу його необхідно перевірити. Перевіряється правильність заповнення полів. За наявності помилок «СОТА» підсвітить червоним кольором поля, що необхідно виправити, а в блоці Результат перевірки виведе перелік помилок з рекомендаціями по виправленню. Виправте помилки та знову виконайте перевірку.

Рис. 108

Передати звіт на підпис або Підписати – підписати документи можна тільки із вкладки Статус у відкритому документі або при відправці документа. На виконання команди відкриється вікно Пароль секретного ключа та розпочнеться процедура підпису.

Відправити в ДФС або Відправити контрагенту – на виконання команди «СОТА» запропонує підписати файл (якщо він не був підписаний раніше) та зашифрувати його для відправки. Після підписання та шифрування відкриється вікно Вибір адресата Оберіть адресу потрібного контролюючого органу та натисніть на кнопку ОК. Статус документа в реєстрі звітів зміниться на «В дорозі».

Змінити – змінити підписаний документ. На виконання команди видаляються підписи накладені на документ. Після виконаних змін документ необхідно знову перевірити та підписати.

Затвердити – команда доступна для документів, отриманих від контрагентів. На виконання команди контрагенту відправляється квитанція про погодження документа. Документ переходить у статус «Затверджено». Відповідно у контрагента-отримувача, після надходження позитивної квитанції, статус змінюється на «Затверджено контрагентом».

Відхилити або Відмовити у прийомі – доступна для документів, отриманих від контрагентів. Документ відхиляється, якщо ви не згодні з документом, документ потребує виправлення або не придатний до подальшого опрацювання. Контрагенту відправляється квитанція про відхилення документа. Подальші дії з відхиленим документом блокуються.

Заблокувати або Відкликати – команда доступна для документів, відправлених контрагентам (у тому числі для тих, що вже були погоджені контрагентом). На виконання команди контрагенту відправляється квитанція про відкликання документа. Подальші дії з заблокованим документом неможливі. Функція корисна, якщо необхідно скасувати помилковий документ.