Порядок реєстрації кваліфікованих електронних підписів

Для подачі звітів в електронному вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису до ДФС необхідно з територіальним органом ДФС за місцем реєстрації укласти Договір про визнання електронних документів. На його підставі Платника податків включають в систему подання документів в електронному вигляді до територіального органу ДФС, що дає можливість надсилати звіти в електронному вигляді.

Договір направляється платником податку тільки один раз (у разі позитивної відповіді територіального органу ДФС). Після укладення договору сертифікати, якими підписано договір, автоматично додаються в базу сертифікатів «Інформаційного порталу ДФС».

Для реєстрації нових сертифікатів КЕП відповідальних осіб використовується також Повідомлення про реєстрацію кваліфікованого електронного підпису.

Даний документ формується для реєстрації в системі «Інформаційного порталу ДФС» сертифікатів відповідальних осіб платника податку. У повідомленні платник податків вносить записи про співробітників, яким надано право підпису податкових документів в електронному вигляді.

Повідомлення може відправлятися платниками податків постійно, при необхідності зміни сертифіката або надання права підпису податкових документів іншим особам.

Також необхідно надіслати Картку приєднання до договору про супроводження електронних звітів до ПФУ.

 

Для створення та відправлення Договору про визнання електронних документів виконайте дії у наступній послідовності:

  1. У головному меню оберіть модуль Звітність > Реєстр звітів.
  2. Натисніть на кнопку Додати на панелі інструментів. Відкриється вікно Вибір звіту.
  3. У розділі Податкова інспекція реєстру бланків оберіть документ J(F) 1391004 «Договір про визнання електронних документів» (Рис. 36).

Рис. 36

  1. Натисніть кнопку Створити, або на сам документ.
  2. Заповніть відомостями поля документу.

Важливо! Всі поля в договорі обов’язкові для заповнення!

  1. На вкладці Статус оберіть команду Перевірити (Рис. 37).

Рис. 37

Перевіряється правильність заповнення полів, і у випадку помилок система підсвітить червоним кольором поля, що необхідно виправити. Виправте помилки та знову виконайте перевірку.

  1. Після перевірки документу на наявність помилок на вкладці Статус оберіть команду Передати звіт на підпис. Розпочнеться стандартна процедура підписання документу кваліфікованим електронним підписом.
  2. На вкладці Статус оберіть команду Відправити.
  3. Відкриється вікно Вибір адресата. Оберіть адресу Інформаційного порталу ДФС - zvit@sta.gov.ua та натисніть ОК (Рис. 38).

Рис. 38

  1.  Відкриється вікно підпису файлу сертифікатом печатки установи - таким чином підписується «конверт», в який поміщається файл для відправки.

Всі повідомлення шифруються на відповідних отримувачів. Кореспонденція видається тільки тому користувачу, що має відповідний КЕП.

  1. Повідомлення відправлено.

Ви маєте отримати звіт про доставку документу, квитанції з підтвердженням про прийняття Договору, квитанції з підтвердженням про успішне приєднання до договору, а також прийнятий документ з підписом «Інформаційного порталу ДФС».

Після укладання договору сертифікати, якими підписано договір, автоматично додаються до бази сертифікатів «Інформаційного порталу ДФС».

Відтепер Ви можете формувати та відправляти звіти в електронному вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису в ДФС.

Сервіс «Управління КЕП» надає можливість керівнику вносити до системи подання документів в електронному вигляді інформацію щодо сертифікатів відповідальних осіб (в межах строку дії сертифікату такої відповідальної особи). Також в повідомленні може бути надана інформація щодо нового сертифіката керівника (до закінчення строку дії попереднього сертифікату) або бухгалтера.

Для формування та подання платниками інформації щодо КЕП в електронному вигляді до автоматизованої системи «Єдине вікно подання електронної звітності» розроблено новий електронний формат Повідомлення за кодом J(F)1391102.

Для створення та відправлення Повідомлення про реєстрацію кваліфікованого електронного підпису виконайте дії у наступній послідовності:

  1. У Реєстрі звітів натисніть на кнопку Додати на панелі інструментів.
  2. У вікні Вибір звіту у розділі Податкова інспекція оберіть документ J(F) 1391102 «Повідомлення про реєстрацію кваліфікованого електронного підпису» (Рис. 39).

Рис.39

  1. Натисніть кнопку Створити.
  2. Заповніть відомостями всі поля документу.

Важливо! Всі поля повідомлення обов’язкові для заповнення!

  1. На вкладці Статус оберіть команду Перевірити звіт.

Перевіряється правильність заповнення полів, і у випадку помилок система підсвітить червоним кольором поля, що необхідно виправити. Виправіть помилки та знову виконайте перевірку.

  1. На вкладці Статус оберіть опцію Передати звіт на підпис. Розпочнеться стандартна процедура підписання документу кваліфікованим електронним підписом.

Важливо! Даний документ підписується спочатку підписами всіх осіб, вказаними в Повідомленні, а потім сертифікатом директора.

Сформоване Повідомлення обов’язково підписується кваліфікованим електронним підписом директора, сертифікат якого на момент отримання Повідомлення вже наявний у системі подання документів в електронному вигляді як діючий сертифікат керівника платника податків.

  1. На вкладці Статус оберіть команду Відправити.
  2. Відкриється вікно Вибір адресата. Оберіть адресу Інформаційного порталу ДФС - zvit@sta.gov.ua та натисніть ОК.
  3. Відкриється вікно підпису файлу сертифікатом печатки установи - таким чином підписується «конверт», в який поміщається файл для відправки.
  4. Повідомлення відправлено.

Ви маєте отримати звіт про доставку документу, квитанції з підтвердженням про прийняття Повідомлення, а також прийнятий документ з підписом «Інформаційного порталу ДФС».

Для створення та відправлення Картки приєднання до договору про супроводження електронних звітів до ПФУ виконайте дії у наступній послідовності:

  1. У Реєстрі звітів натисніть на кнопку Додати на панелі інструментів.
  2. У вікні Вибір звіту у розділі Пенсійний фонд оберіть документ P9900301 «Картка Приєднання до договору про супровід електронних звітів в системі подання електронних звітів до ПФУ» (Рис. 40).

Рис. 40

  1. Натисніть кнопку Створити.
  2. Заповніть відомостями всі поля документу.

Важливо! Всі поля повідомлення обов’язкові для заповнення!

  1. На вкладці Статус оберіть команду Перевірити звіт.

Перевіряється правильність заповнення полів, і у випадку помилок система підсвітить червоним кольором поля, що необхідно виправити. Виправте помилки та знову виконайте перевірку.

  1. На вкладці Статус оберіть опцію Передати звіт на підпис. Розпочнеться стандартна процедура підписання документу кваліфікованим електронним підписом.
  2. На вкладці Статус оберіть команду Подати у контролюючий орган.
  3. Відкриється вікно Вибір адресата. Оберіть адресу Інформаційного порталу ДФС - zvit@sta.gov.ua та натисніть Надіслати.
  4. Відкриється вікно підпису файлу сертифікатом печатки установи - таким чином підписується «конверт», в який поміщається файл для відправки.
  5. Повідомлення відправлено.

Ви маєте отримати звіт про доставку документу, квитанції з підтвердженням про прийняття Картки, а також прийнятий документ з підписом «Інформаційного порталу ДФС».