Порядок реєстрації електронно-цифрових підписів

Набуття статусу суб’єкта електронного документообігу

Починаючи з 01.09.2020 р., згідно з наказом Міністерства фінансів України від 01.06.2020 № 261 «Про внесення змін до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами» платник податків набуває статусу суб’єкта електронного документообігу з дати приєднання до Договору про визнання електронних документів, шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі з дотриманням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».

Електронний документ вважається надісланим вперше у разі відсутності діючого договору про визнання електронних документів на дату отримання документа.

Для приєднання до СЕД та реєстрацїї нових сертифікатів ЕП у органах ДПС створіть будь-який документ, що підлягає відправці у ДПС, підпишіть його електронним підписом особи, що зареєстрована в ЄДР - керівником та печаткою (за наявності), та відправте до Державної податкової служби.

У відповідь на перший електронний документ, відправлений у ДПС, ви маєте отримаєте звіт про доставку документа, позитивну Квитанцію №1 та повідомлення з підтвердженням успішного приєднання до договору.

Після приєднання до Договору платника податків включають в систему подання документів в електронному вигляді до територіального органу ДПС, що дає можливість надсилати звіти в електронному вигляді.

 

Повідомлення про надання інформації щодо електронного підпису

Для реєстрації нових сертифікатів ЕП відповідальних осіб подається Повідомлення про реєстрацію електронного підпису для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, наприклад, бухгалтеру.

Щоб створити повідомлення:

1. У Реєстрі звітів виберіть команду Додати - Новий звіт.
2. У вікні Вибір звіту, у розділі Державна фіскальна служба оберіть документ J(F) 1391103 Повідомлення про реєстрацію електронного цифрового підпису.

 

 

3. Натисніть кнопку ОК.
4. Заповніть відомостями поля документу, користуючись правилами заповнення та редагування документів. Дані ви можете обирати з довідника, що підключений до відповідних полів бланку. 
Важливо! Всі поля в Заяві обов’язкові для заповнення!

 

 

5. Заповніть таблицю документа даними про нові сертифікати, які необхідно зареєструвати. Щоб додати рядок таблиці, наведіть курсор миші на існуючий рядок та натисніть . Відповідно, для видалення оберіть рядок та натисніть .

 

6. На вкладці Статус оберіть команду Перевірити. Перевіряється правильність заповнення полів і у випадку помилок, система підсвітить червоним кольором поля, що необхідно виправити. Виправте помилки та знову виконайте перевірку.

7. Після перевірки документу на наявність помилок, на вкладці Статус оберіть команду Підписати.

Важливо! Повідомлення необхідно підписати сертифікатами посадових осіб, зазначених у табличній частині Повідомлення (тобто, новими сертифікатами, що реєструються),  і лише після цього підписати його сертифікатом керівника та печаткою (за наявності) що вже зареєстровані у системі.

8. ПІсля підписання Заяви на вкладці Статус оберіть команду Відправити.

 

9. За деякий час перевірте наявність відповідей.  Ви маєте отримати звіт про доставку документу, квитанції з підтвердженням про прийняття Повідомлення, а також прийнятий документ з підписом "Інформаційного порталу ДФС".

 

Порядок блокування сертифіката

Блокування сертифіката - це тимчасове припинення його чинності. Блокування сертифіката здійснюється на підставі заяви, яка подана в усній, письмовій формі чи у вигляді електронного документа.

Електронна заява на блокування сертифіката формується засобами веб-сервісу СОТА. Для цього у розділі Електронний підпис - Мої сертифікати оберіть сертифікат, який потрібно блокувати або скасувати та натисніть відповідну кнопку:

 

 

Заповнять Заяву, підпишіть її ЕП власника сертифіката та надішліть на адресу КНЕДП.

 

Заява в усній формі подається до КНЕДП в телефонному режимі. Для блокування заявник повинен повідомити співробітнику КНЕДП наступну інформацію: ідентифікаційні дані власника сертифіката, серійний номер сертифіката та фраза-пароль для голосової автентифікації.

Для блокування сертифіката за заявою в письмовій формі до офісу КНЕДП подається письмова заява встановленого зразка, засвідчена особистим підписом керівника підприємства та печаткою або особистим підписом підписувача-власника сертифіката.

 

Заяву може подати:

- керівник юридичної особи з документом, що посвідчує особу та документом, що підтверджує його повноваження, або уповноважена ним особа з документом, що посвідчує особу та нотаріальну довіреністю, у встановленому законодавством порядку;

- підписувач-співробітник юридичної особи з документом, що посвідчує особу та довіреністю від керівника юридичної особи;

- фізична особа або фізична особа-підприємець з документом, що посвідчує особу.