Кадрова документація ФОП

У рубриці Сам собі ФОП розглянемо питання - чи необхідно ФОПу вести форму П-2?

Відразу зазначимо, що це питання стосується ФОПів, які працюють з використанням праці найманих працівників. Це ФОП 2 та 3 груп, які виступають для таких працівників роботодавцями.

З початку згадаємо, що це за така форма П-2?

Форма П-2 - типова форма первинної  облікової  документації “Особова  картка працівника”, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656 (далі - наказ № 495).

Питання ведення форми П-2 ФОПам є неоднозначним. Одні інстанції наполягають на веденні типової форми ФОПами, інші зазначають, що ні.   

З цього приводу Держстат висловив свою думку у листі від 25.08.2021 р. № 19.1.2-26/О-117-21/122. 

А саме, Держстат наполягає, що типові форми розроблено з метою систематизації та визначення стандартного уніфікованого переліку показників, необхідних для складання форм державних статистичних спостережень із праці, а також полегшення ведення їх (зокрема в електронній формі) респондентами (підприємствами, установами, організаціями).

Доцільно зазначити, що вимоги типових форм передбачають обов’язковість ведення респондентами первинного обліку показників, зазначених у цих формах. 

Під “обов’язковістю” слід розуміти, насамперед, не питання обов’язковості використання типових форм, а необхідність ведення первинного обліку в цілому. 

В свою чергу, Держпраці зазначає, що наказом № 495, зокрема, не передбачено ведення типової форми первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника" для самозайнятих осіб та фізичних осіб – підприємців. Така відповідь Держпраці наведена у листі від 16.09.2021 р. № 6093/4/4.1-ЗВ-21.

Отже, ФОП може вести за власним бажанням особові справи працівників (ф. П-2), для систематизації інформації про працівників, оскільки працівник надає ФОПу, як роботодавцю копію паспорта і довідки ІПН, документів про освіту, документів, що підтверджують право на податкову соцпільгу тощо.

Нагадаємо, що ФОП, які є роботодавцями, обов'язково повинні вести наступні форми первинного обліку працівників:

• трудовий договір, який укладається з працівником у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП);

Зверніть увагу! Наявність трудових договорів і повідомлень про прийняття працівників на роботу, насамперед, перевіряють інспектори праці. Замінити трудовий договір наказом або розпорядженням про прийняття на роботу неможна. 

• посадова інструкція працівника;
• штатний розпис, який складається у довільній формі;

Мінсоцполітики наполягає на обов’язковій наявності штатного розпису в усіх суб’єктів господарювання, у т. ч. й у ФОП.  При цьому, посади (професії) працівників у штатному розписі необхідно зазначати відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010.

• трудова книжка. ФОП повинен вносити записи до трудової книжки працівника лише за заявою останнього. При цьому заява надається у письмовій формі. 

! Але тільки у випадку, коли  для працівника місце роботи у ФОП є основним. А от зберігатись трудова книжка повинна у працівника.

При звільненні працівника ФОП зобов'язаний надати йому копію наказу про звільнення.

Ведення наказів про прийняття, звільнення працівників та надання відпустки є для ФОП обов'язковим.

Про найманих працівників у ФОП-єдинника читайте у нашому матеріалі.

Більше цікавих та корисних новин читайте у розділі Новини на вебсервісі СОТА.