Що таке «Швидкий пошук» у СОТА і як він економить ваш час?

Уявіть: ви готуєте пакет документів для кількох контрагентів. Все готово, але залишається дрібниця – знайти їхні електронні адреси. Здавалося б, просте завдання, та насправді воно забирає час. СОТА вирішила цю проблему. У сервісі з’явилася нова опція – «Швидкий пошук». Вона автоматично показує e-mail-и ваших партнерів прямо у вікні вибору адресатів. 

Коли відкривається вікно «Вибір адресатів»? 

Це вікно ви побачите у двох випадках:

1. Ваш партнер поки не користується такими сервісами, як M.E.Doc, СОТА чи FREDO, він не зможе отримати документ безпосередньо у своїй програмі. У такому випадку ви надсилаєте йому посилання на e-mail.  
2. Кнопка «Надіслати посилання на документ» доступна на лівій бічній панелі у відкритому вигляді документа після того, як його було надіслано контрагенту. Після натискання кнопки система автоматично відкриє вікно «Вибір адресатів», де можна визначити, на які адреси буде надіслано лист. 

Як працює «Швидкий пошук»?

1. Натисніть на кнопку «Швидкий пошук».

2. Програма автоматично підтягне всі доступні електронні адреси контрагента. Для безпеки вони будуть відображені у захищеному вигляді (наприклад, exa***@gmail.com), щоб зберегти конфіденційність даних. Якщо серед них є зайві, видаліть їх натиснувши на позначку Х. 

3. Коли список потрібних адрес готовий, залишається лише натиснути кнопку відправки – і документ одразу буде надіслано адресату. 

4. Далі з'явиться вікно підтвердження відправки з інформацією про документ та отримувачів. Для закриття натисніть «ОК».

Важливо: Е-mail-и контрагента у засекреченому форматі не зберігаються в картках контрагентів. Проте це не створює жодних труднощів: ви все одно швидко знайдете потрібний контакт і відправляєте документ без додаткових дій. 

Відтепер пошук e-mail контрагента займає лічені секунди. Система все зробить за вас, залишаючи процес максимально простим і захищеним. 

Що ви отримуєте:  

• Швидкість – адреси знаходяться автоматично; 
• Зручність – мінімум кроків; 
• Безпека – дані залишаються конфіденційними; 

Висновок

«Швидкий пошук» у СОТА – це інструмент, що робить електронний документообіг не тільки зручним, а й «розумним». Менше ручної роботи, більше продуктивності. А ще – чимало часу на цікаві ідеї та каву.

Докладніше про опрацювання документа за посиланням в СОТА - тут.