Зберігання первинних документів ФОП, який закривається

ДПС України надала індивідуальну податкову консультацію (далі - ІПК) № 5175/ІПК/99-00-24-03-03 від 08.11.2024 щодо надання ФОП документів до контролюючого органу на перевірку, враховуючи пільговий період (карантин, воєнний стан) та терміни зберігання документів, прописані в Податковому кодексі України (далі - ПКУ). 

Згідно з абз. першим та другим п. 102.1 ПКУ, контролюючий орган має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків не пізніше 1095 дня (2555 дня – у разі проведення перевірки відповідно до ст. 39 і ст. 39-2 ПКУ, застосування вимог п. 141.4 ПКУ) після граничного строку подання податкової декларації або сплати грошових зобов'язань. У разі пізнішого подання декларації цей строк обчислюється від дати її фактичного подання. 

Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов'язань, платник вважається звільненим від цього зобов'язання, а спір щодо такої декларації або податкового повідомлення не підлягає розгляду. 

У разі виявлення порушень податкового чи іншого законодавства, що не пов'язані з декларуванням податкових зобов'язань, контролюючий орган має право визначити суму штрафних санкцій не пізніше 1095 дня з дня вчинення правопорушення, за винятком випадків, визначених п. 102.2 ПКУ. 

Згідно з п. 52-2 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ, з 18 березня 2020 року по останній день місяця, в якому завершується карантин, зупиняється перебіг строків давності, визначених ст. 102 Кодексу. 

Важливо! Дію п. 52-2 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ зупинено на період дії воєнного, надзвичайного стану. 

Постановою Кабміну «Про відміну на всій території України карантину, встановленого з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 27.06.2023 р. № 651 карантин відмінено з  30 червня 2023 року на всій території України.  

Крім того, п. 69 підроз. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ встановлено, що тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей. 

Так, відповідно до пп. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ тимчасово, до 01 серпня 2023 року, для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. 

Отже, позапланова документальна перевірка (крім ЄСВ) проводиться за період, визначений контролюючим органом з урахуванням строків давності – 1095 днів, що продовжуються на період їх зупинення з 18 березня 2020 року до 31 липня 2023 року (включно). 

При цьому грошове зобов’язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності (1095 днів), якщо податкову декларацію за період, протягом якого виникло податкове зобов’язання, не було подано. 

Пункт 44.1 ПКУ зобов'язує платників податків вести облік доходів, витрат та інших показників для визначення об'єктів оподаткування і податкових зобов'язань на підставі первинних документів, бухгалтерських регістрів та фінансової звітності, як цього вимагає законодавство. 

Так, згідно з абз. першим п. 44.3 ПКУ, платники податків зобов'язані зберігати документи та інформацію, визначені п. 44.1 ПКУ, а також документи, пов'язані з виконанням вимог законодавства, протягом встановлених строків, але не менше, зокрема: 

• 2555 днів (7 років) – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 і ст. 39-2 ПКУ, п. 141.4 ПКУ ( пп. 44.3.1 ПКУ); 
• 1095 днів (3 роки) – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та пп. 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ); 
• 1095 днів (3 роки) – для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 ПКУ). 

Строки зберігання документів, визначені п. 44.3 ПКУ, обчислюються з дня подання податкової або іншої звітності, а в разі її неподання – з граничного строку подання звітності. Для документів, пов'язаних з виконанням інших вимог законодавства, строк зберігання починається з дня здійснення відповідної операції або закінчення дії дозвільних документів. 

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 і ст. 39-2, п. 141.4 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абз. сьомий п. 44.3 ПКУ). 

Строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ. 

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені ПКУ, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв'язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених пп. 44.5 ПКУ строків, але на строк не більше ніж 120 днів. 

Отже, у випадку процедури припинення діяльності ФОП, документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 ПКУ та ст. 39-2 ПКУ, п. 141.4 ПКУ).  

Нагадаємо, що ІПК має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію. Щоб убезпечити себе від спірних ситуацій і непорозумінь з контролюючими органами з аналогічного питання, радимо звернутися до ДПС України для отримання ІПК.  

Про ФОП та строки зберігання первинних документів читайте в блозі Новин вебсервісу СОТА.